Vaste reiskostenvergoeding vervalt in 2021: Wat zijn de gevolgen?

6 april 2021
Vaste reiskostenvergoeding vervalt in 2021: Wat zijn de gevolgen?

Er komt een grote wijziging voor het bedrijfsleven aan: per 1 juli 2021 verdwijnt de vaste reiskostenvergoeding. Dat betekent dat werkgevers niet zomaar meer een vaste reiskostenvergoeding aan hun medewerkers mogen aanbieden. In deze blog lees je wat de huidige regels zijn en wat er precies gaat veranderen. En welke mogelijkheden jij als werkgever hebt om de extra administratieve last die de wijziging met zich meebrengt, op te vangen.

De situatie tot 1 juli 2021

Als werkgever mag je een vaste, belastingvrije reiskostenvergoeding tot maximaal 19 cent per kilometer normaal gesproken tot maximaal 6 weken na verandering van het reisgedrag laten doorlopen. Door de coronacrisis veranderde het reisgedrag van heel veel werknemers. Werkgevers reageerden verschillend: sommigen hebben per direct de vaste reiskostenvergoeding stopgezet, anderen lieten de reiskostenvergoeding gewoon doorlopen. 

In reactie op de coronacrisis besloot staatssecretaris Vijlbrief in mei 2020 dat werkgevers onder het besluitnoodmaatregelen coronacrisis de vaste reiskostenvergoeding niet hoeven te veranderen bij wijziging van het reispatroon van een werknemer. Dit betekende dat werkgevers voor deze periode mogen blijven uitgaan van de situatie waarop de vergoeding is gebaseerd, zolang deze vergoeding is vastgesteld voor 13 maart 2020.

Dat betekent dat werkgevers de thuiswerkdagen van hun werknemers tot 1 juli 2021 nog als reisdagen mogen beschouwen voor de berekening van de vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer. Deze vaste vergoeding kunnen zij gericht vrijstellen waardoor zij de reiskosten onbelast kunnen uitbetalen.

Wat gaat er in 2021 aan de vaste reiskostenvergoeding veranderen?

Vanaf 1 juli aanstaande vervallen de goedkeuringen waardoor een onbelaste reiskostenvergoeding voor thuiswerkdagen niet meer mogelijk is. Werkgevers zullen het (veranderde) woon-werkreispatroon van hun werknemers in kaart moeten brengen en toetsen aan de 36 weken of 128 dagen-eis en nagaan of zij nog een vaste vergoeding kunnen geven.  Alleen als een werknemer 36 weken per jaar of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist, mag een vaste reiskostenvergoeding worden betaald. Voldoet de werknemer niet aan deze eis? Dan zal op basis van declaratie of nacalculatie moeten worden vergoed. Maar in de eerste maanden van 2021 zal het werken op kantoor nog heel slecht te voorspellen zijn waardoor een vaste vergoeding zich lastig laat berekenen.

Tip: Als alternatief kun je de kosten van woon-werkverkeer vergoeden op basis van de werkelijke reisdagen en hiervoor een onbelaste vergoeding verstrekken.

Verplichte registratie afgelegde kilometers

Wat houdt de verplichte registratie van de afgelegde zakelijke kilometers precies in? Het Besluit betreffende de fiscale behandeling van reiskostenvergoedingen zegt er het volgende over:

De werkgever moet de reisdagen en de afgelegde afstand registreren als hij een onbelaste vergoeding geeft van maximaal € 0,19 per kilometer. Hierbij geldt als uitgangspunt dat het moet gaan om de werkelijk afgelegde kilometers. De wijze van vervoer kan dus tot verschillende uitkomsten leiden. De reisafstand met de auto kan immers afwijken van de reisafstand met de fiets, met de trein of met een ander vervoermiddel.

Om een onbelaste vergoeding uit te mogen keren, moet een werkgever dus zorgen voor een sluitende registratie van alle ritten (woon-werkverkeer en overige zakelijke ritten) waarbij ook duidelijk moet zijn welk vervoersmiddel daarbij is gebruikt. Dit kan leiden tot een behoorlijke stijging van de administratieve lasten voor werknemer én werkgever. Gelukkig zijn er oplossingen die deze extra administratieve last tot een minimum beperken, zoals bijvoorbeeld een automatische rittenadministratie.

Automatische  rittenregistratie

Wil je de administratieve rompslomp beperken, dan kun je bijvoorbeeld alle ritten die je met het openbaar vervoer maakt automatisch registreren met een OV-mobiliteitskaart. Maar dan heb je alleen de ov-kilometers afgedekt. Beter is een app met GPS-tracker die automatisch de kilometers van verschillende vervoermiddelen registreert. Dat kan gaan om de auto, maar ook de trein, bus, fiets, scooter of zelfs trajecten die je lopend aflegt.

Een voorbeeld van zo’n systeem is MobiPlan dat een mobiliteitskaart combineert met een app met GPS-tracker. De app bepaalt op basis van de gemeten snelheid en het afgelegde traject welk vervoermiddel is gebruikt en voorspelt of de rit woon-werk, zakelijk of privé is. Ritten kunnen ook worden voorzien van kenmerken als kostenplaats, project of omschrijving. Daarnaast kunnen er verschillende vergoedingen per vervoermiddel ingesteld worden: bijvoorbeeld €0,10 per fietskilometer en €0,19 per autokilometer.

Medewerkers kunnen in de app aangeven of een reis al dan niet privé is. Zetten zij een rit op ‘privé’, dan zie je als werkgever alleen het aantal gereisde kilometers en niet de afgelegde route. Zo krijg je een sluitende rittenadministratie en is de privacy van je medewerkers gewaarborgd.

Snelle verwerking van administratie

Naast automatische registratie zorgt MobiPlan er ook voor dat de transacties overzichtelijk worden verwerkt in een format dat naadloos gekoppeld kan worden aan HR- en salarispakketten. Bovendien kan het systeem werkgevers ondersteunen met rapportages die inzicht bieden in het reisgedrag van werknemers. 

Kortom, het verdwijnen van de vaste reiskostenvergoeding hoeft geen grote administratieve last te betekenen. Via de app van MobiPlan is het registreren en declareren van je zakelijke mobiliteit een fluitje van een cent is. Reizen, kosten en kilometers worden automatisch vastgelegd en maandelijks gefactureerd volgens de regels van de Belastingdienst.  

MobiPlan informatiebrochure aanvragen

Deel dit bericht:

Auteur: WagenPlan

Reacties