In eerste instantie is de Normerende Regeling Werkgebonden Personenmobiliteit een maatregel om inzicht te krijgen. Met de rapportage van de CO₂-uitstoot door bedrijven wil het kabinet zien of er voldoende stappen worden gezet naar de gewenste 1,5 Megaton CO₂-reductie in 2030. Het kabinet gaat ervanuit dat organisaties zelf al acties ondernemen om de CO₂-uitstoot van zakelijke mobiliteit terug te dringen. Blijkt dat niet zo te zijn? Dan wordt er mogelijk alsnog een norm voor CO₂-uitstoot per bedrijf toegevoegd.

Goed om te weten
De 1,5 Megaton CO₂-reductie staat niet vast. Eerder was dat doel 1 Megaton en de kans is aanwezig dat het kabinet verder verhoogt naar 2 of zelfs 3 Megaton als de situatie daar om vraagt.

Voor welke bedrijven geldt de verplichte CO₂-registratie?

De verplichte CO₂-registratie geldt voor alle werkgevers die op 1 juli van het rapportagejaar meer dan 100 werknemers hebben.

• Werknemers moeten minimaal 20 uur per maand werkzaam zijn.
• Seizoenkrachten tellen mee als ze op 1 juli een arbeidsovereenkomst hebben met een garantie van minimaal 20 uur werk.
• Gedetacheerden en uitzendkrachten tellen niet mee.
• Werknemers met een nul-urencontract of deeltijdcontract van minder dan 20 uur per maand en vrijwilligers tel je ook niet mee.

Voorwaarden van de CO₂-registratieplicht voor bedrijven

De CO₂-rapportageplicht gaat over al het zakelijke en woon-werkverkeer van je werknemers. Je moet al die reisbewegingen in kilometers rapporteren.

De overheid onderscheidt daarbij vier vormen van mobiliteit:

• woon-werkmobiliteit
• zakelijke mobiliteit: lease / eigen wagenpark zakelijke
• mobiliteit: mobiliteitsdiensten
• zakelijke mobiliteit: declaraties

Die uitsplitsing is te overzien, maar daarnaast moet je op termijn hoogstwaarschijnlijk ook nog alle vervoersmiddelen en de gebruikte brandstof registreren.

Vervoersmiddelen om te registreren

Goed om te weten

• Vliegreizen hoef je niet te rapporteren
• Als je werknemers carpoolen, rapporteer je slechts 1 keer de gemaakte kilometers

Je hoeft zelf de CO₂-uitstoot van je werknemers niet te berekenen, dat doet de overheid op basis van de gegevens die je indient. Het bijhouden van die gegevens alleen is al een ongelooflijke administratieve uitdaging. Zeker als je je niet goed voorbereidt.

Uitdagingen bij de CO₂-registratie voor werkgevers

De potentiële uitdagingen van de CO₂-registratie verschillen uiteraard per organisatie. Toch zijn er een aantal situaties die bij veel werkgevers voor problemen kunnen zorgen.

Werknemers zijn niet gewend om hun ritten te registreren

Je moet van al je werknemers hun reisbewegingen achterhalen. Van een heel jaar. Of ze nu hun eigen vervoer gebruiken en daar een vergoeding voor krijgen of hun leaseauto of -fiets rijden.

• Eigen vervoer
  Voor de werknemers die met eigen vervoer reizen, stelt de overheid voor om een enquête uit te schrijven. Die voldoet enquête moet voldoen aan hun eisen. En jij moet zorgen dat iedereen hem ook invult.
      
• Zakelijke voertuigen
  Misschien zijn er collega’s met een auto van de zaak die al een rittenregistratie bijhouden, omdat ze hun auto of fiets van de zaak niet privé gebruiken. Voor hen verandert er niet veel. Voor de groep die hun auto of fiets wel privé gebruikt, hebben de nieuwe regels een stuk meer impact. Als alternatief voor te veel administratieve druk, geeft de overheid de forfaitaire methode als optie. Deze rekenmethode vraagt nog steeds flink wat uitzoekwerk.

Verschillende vervoersmiddelen bij woon-werkverkeer

Medewerkers kiezen in het jaar vaak voor verschillende vervoersmiddelen voor hun rit van huis naar werk en weer terug. Ze verkiezen de trein boven de auto op een dag met veel files. Of ze pakken de fiets wanneer het mooi weer is. Dat is moeilijk uit te vragen of te voorspellen.

CO₂-registratie slim aanpakken

Je kunt het jezelf makkelijk maken door gebruik te maken van een mobiliteitsapp zoals MobiPlan. Met die app registreren je medewerkers deels automatisch alle kilometers die ze maken. Je kunt makkelijk onderscheid maken tussen woon-werk-, zakelijke en eventuele privékilometers. En de applicatie zet alles voor je in een overzicht dat je in één keer indient bij de overheid.

MobiPlan is beschikbaar via de app, mobiliteitskaart en webportal. Reizen worden automatisch geregistreerd via GPS op de telefoon of je werknemer kan het handmatig invoeren. Het maakt niet uit of de reis per (lease)auto, openbaar vervoer of fiets is. Voor de CO₂-uitstoot van auto’s is er een koppeling met RDW. Voor de andere vervoersmiddelen hoef je slechts één keer de CO₂-uitstoot per kilometer in te voeren. MobiPlan doet de rest.

Lees meer over CO2-registratie met MobiPlan

Ben je klaar voor de CO₂-registratie voor werkgevers?

Wil jij weten of jij op 1 juli 2024 klaar bent voor de CO₂-rapportage? We zetten per fase de belangrijkste stappen voor je op een rij.

Onderzoek

• Ga na of de CO₂-registratieplicht daadwerkelijk voor jouw bedrijf geldt.
• Lees je in. Hier, via ons achtergrondverhaal of de handreiking van de rijksoverheid.
• Haal informatie en behoefte op bij belangrijke stakeholders. Denk aan: HR, Facilitair, Salarisadministratie enzovoorts.
• Zoek uit welke gegevens je bedrijf al vastlegt. En wat er nog nodig is om aan de voorwaarden van de overheid te voldoen.

Voorbereiden

• Bepaal hoe je de registratie wilt doen. Gebruik je bijvoorbeeld een mobiliteitsapp? Informeer je werknemers over de regeling. Leg uit wat het is, waarom het is, dat het een verplichting is en dat privacy niet in het geding is.
• Zorg dat iedereen binnen je organisatie voor 1 juli 2024 weet hoe ze hun zakelijke mobiliteit registreren. En dat die informatie makkelijk vindbaar is.

Aan de slag

• Maak iemand binnen de organisatie verantwoordelijk voor vragen of ondersteuning.
• Plan een paar controlemomenten om te kijken of de registratie goed verloopt.

Indienen van de CO₂-rapportage

Je moet je CO₂-rapportage voor 1 juli van het daaropvolgende jaar inleveren bij de rijksoverheid. De omgevingsdiensten controleren of je de rapportage op tijd en volledig indient. Heb je meerdere vestigingen? Dan controleert de omgevingsdienst die verantwoordelijk is in de gemeente waar je hoofdkantoor staat je rapportage. 

CO₂-registratie niet of te laat gedaan

Het is nu nog niet duidelijk wat de consequenties zijn als de rapportage niet, te laat of onvolledig wordt ingeleverd. Als mogelijke sancties noemt de overheid een dwangsom. Hoe hoog deze is of bij welke overtreding je die krijgt is niet bepaald. Het ministerie is in overleg met de omgevingsdiensten over een landelijk, uniform beleid.

Wat als de CO₂-uitstoot van je bedrijf te hoog is?

Er is op dit moment nog geen norm voor de CO₂-uitstoot per bedrijf door de overheid vastgesteld. Dit was wel afgesproken in het klimaatakkoord, maar werd geschrapt na vragen van de werkgeversorganisaties. Mede ingegeven door de onzekerheden door de coronacrisis kiest de regering voorlopig voor de gezamenlijke doelstelling van 1,5 Megaton CO₂-reductie in 2030. Wanneer blijkt het terugbrengen van de uitstoot achterblijft, komt de individuele norm per bedrijf weer op tafel.

CO₂-uitstoot van je bedrijf verminderen

Er is dan misschien nog geen norm voor de CO2-uitstoot door zakelijke mobiliteit, er is genoeg reden om aan de slag te gaan met CO₂-reductie. Het draagt bij aan een schonere wereld, de CO₂-doelstellingen van je onderneming en zorgt voor een beter imago van de organisatie in z’n geheel.

Zicht op de CO₂-uitstoot van je werknemers

Voordeel van de verplichte CO₂-registratie is dat je in één klap zicht hebt in de zakelijke mobiliteit van je werknemers en de CO₂-uitstoot die daarbij hoort. Dat inzicht geeft je ook de mogelijkheid om te sturen op reductie. Je ziet beter aan welke knoppen je kunt draaien en welke invloed dat heeft op de CO₂-uitstoot van je mobiliteit binnen het bedrijf.

CO₂-uitstoot verminderen: minder, schoner en anders reizen

Je kunt de CO₂-uitstoot van zakelijk en woon-werkverkeer op een aantal manier omlaag brengen:

• Minder reizen
  De laatste jaren lieten zien dat fysieke afspraken geen noodzaak zijn en dat thuiswerken zeker kan. Betere planning van ritten of het stimuleren van carpoolen zijn ook mogelijkheden om de gemaakte kilometers te verlagen.
• Schoner reizen
  Verduurzaam je wagenpark. Als kilometers toch gemaakt moeten worden, dan toch liever in een elektrische of hybride auto in plaats van een benzine of diesel.
• Anders reizen
  Maak het makkelijker voor je medewerkers om duurzamere vervoersmiddelen te gebruiken voor zakelijke ritten. Bijvoorbeeld door een mobiliteitskaart of -applicatie aan te bieden.

Op basis van je CO2-rapportage kies je welke manier het beste past bij jouw onderneming. Uiteraard is het de meest effectieve aanpak het combineren van minder, schoner en anders reizen.

CO2-uitstoot per vervoersmiddel

Gebruik MobiPan voor CO₂-reductie

MobiPlan helpt je niet alleen bij de CO₂-registratie. Met MobiPlan geef je werknemers bovendien de mogelijkheid te kiezen uit verschillende duurzame vervoersopties. En met de inzichten uit de registratie beslis jij of je nog meer moet sturen op het gebruik van die duurzame vervoersopties.

Advies bij de implementatie van MobiPlan

Kies je voor MobiPlan, dan kijken we bij de implementatie bovendien al hoe je de CO₂-uitstoot van de zakelijke mobiliteit terug kan brengen. Op basis van je situatie en mogelijkheden geven we passende adviezen en mogelijke denkrichtingen. [cta]