Is persoonlijk mobiliteitsbudget dé oplossing voor onze veranderende zakelijke mobiliteitsbehoefte?

De wereld om ons heen verandert. Onder invloed van de deeleconomie, technologische ontwikkelingen en het feit dat we met steeds meer zijn, verandert ook ons reisgedrag. Dat heeft gevolgen voor de mobiliteitsregelingen die bedrijven hun medewerkers aanbieden.

De centrale vraag hierbij is of jij als bedrijf het mobiliteitsaanbod voor je medewerkers bepaalt of dat ze zelf bepalen hoe ze voor hun werk reizen. Kies je voor de laatste optie, dan hebben we het over nieuwe mobiliteit.

Nieuwe mobiliteit en de nieuwe generatie

Duidelijk is dat de nieuwe generatie - de millennials - graag zelf bepaalt welke vervoersmiddelen ze inzetten om van A naar B te komen. Dat kan het OV, een taxi/Uber, e-bike, auto (lease, deel, privé) of scooter zijn. Of een combinatie hiervan.

Met een mobiliteitsbudget kun je je medewerkers deze keuzevrijheid bieden.

Betekent dit het einde van de leaseauto?

Nee, zeker niet. Er zijn genoeg situaties te bedenken waarin de auto de meest praktische keuze is. Is een mobiliteitsbudget voor alle organisaties dé oplossing? Nee, ook dat niet. Maar het is wel goed om te kijken of het bij je past omdat je je rendement op mobiliteit er mee kan vergroten.

Om daarbij te helpen belichten we hieronder een aantal aspecten van het mobiliteitsbudget. Als het goed is ben je na het lezen in staat om te bepalen of een mobiliteitsbudget een goede oplossing is voor jouw bedrijf.

Wat is een mobiliteitsbudget
Waarom een mobiliteitsbudget?

Zoals hiervoor al bleek, komt nieuwe mobiliteit er in het kort op neer dat niet de door de werkgever aangeboden vervoersoplossingen zoals de leaseauto, fiets of het OV centraal staan, maar de behoefte van de medewerkers. Zij willen zelf kunnen bepalen hoe ze voor hun werk reizen.

Waar komt deze behoefte vandaan?

1. Nieuwe technologieën ondersteunen flexibiliteit

Nieuwe technologieën zorgen ervoor dat we ons reisgedrag op iedere situatie kunnen aanpassen. Apps, zoals voor het gebruik van deelauto’s en Uber en reiskaarten als de OV-pas (inclusief OV-fiets) maken het mogelijk én eenvoudig om verschillende vormen van vervoer te gebruiken en combineren.

2. Van bezit naar gebruik

Is het bezit van een eigen auto wel handig in een overvolle binnenstad? Vooral de jongere generaties willen de vrijheid om hun vervoer aan te passen aan de afspraak die ze op dat moment hebben. Dan werkt het bezit van een eigen (lease)auto alleen maar beperkend.

3. De overheid loopt voorop

Waar het bedrijfsleven vaak nog aarzelt om stappen naar duurzame mobiliteit te zetten, zijn overheden een stuk actiever. Bijvoorbeeld door met milieuzones oude, vuile auto’s uit stadscentra te weren. En door op termijn een ‘puntensysteem’ in te voeren, waarmee bedrijven, die te weinig doen aan duurzame mobiliteit, worden beboet. 

4. Verstedelijking vraagt om nieuwe denkkaders

Nog zo’n ontwikkeling die de roep om nieuwe mobiliteit aanwakkert: de verstedelijking. En onder invloed van de kenniseconomie zullen de steden alleen maar blijven groeien. Dat vraagt om een andere kijk op mobiliteit. Anders blijven we hangen in vaste denkpatronen waarmee de boel hopeloos vastloopt.

5. Het nieuwe werken en slimme mobiliteit

Medewerkers willen en kunnen tegenwoordig werken waar, wanneer en hoe ze willen en steeds meer werkgevers bieden die mogelijkheid. Dat heeft ook consequenties voor hun reisgedrag. Dankzij de grote flexibiliteit sluit slimme mobiliteit daar naadloos op aan.

Conclusie

Bovenstaande ontwikkelingen zijn inmiddels dagelijkse realiteit, je kunt ze dus niet negeren. Bij het opstellen van een toekomstgerichte mobiliteitsregeling voor je bedrijf, zal je er dus rekening mee moeten houden. De praktijk wijst uit dat bedrijven die een persoonlijk mobiliteitsbudget in hun mobiliteitsregeling hebben opgenomen, goed op deze ontwikkelingen inspelen. 

De voordelen van een persoonlijk mobiliteitsbudget

Wil je met je bedrijf overstappen op nieuwe mobiliteit, dan kun je niet om een persoonlijk mobiliteitsbudget heen.
Maar wat zijn precies de voordelen voor je medewerkers? En ook niet onbelangrijk: wat betekent het voor jou?

Hoe implementeer je een mobiliteitsbudget?

Nieuwe mobiliteit en het mobiliteitsbudget hebben een enorme potentie. Maar wil je er als bedrijf optimaal van profiteren dan moet je het wel strak regelen. Je medewerkers moeten weten waar ze aan toe zijn. Zij zijn het die dagelijks met hun eigen mobiliteit ‘op stap gaan’.

Er zijn inmiddels heel wat partijen op de markt zijn die je kunnen helpen met de implementatie van de verschillende onderdelen van het mobiliteitsbudget. Nog beter nieuws is dat, als je voor WagenPlan kiest, je 1 loket hebt waarbij je alles kunt regelen. Dat maakt het ook voor jou wel zo gemakkelijk.

7 stappen voor een succesvolle implementatie van je mobiliteitsbudget

Maar je kunt natuurlijk ook zelf aan de slag met je mobiliteitsbudget. Om je daarbij te helpen hebben wij 7 stappen beschreven die je moet doorlopen voor een succesvolle implementatie:

STAP 1

Vul de checklijst ‘NIEUWE MOBILITEIT, WAT VOOR JOUW ORGANISATIE?' in

De checklist bestaat uit 12 vragen. De uitkomst geeft een globale indicatie of een mobiliteitsbudget al dan niet interessant is voor jouw bedrijf.

Is je antwoord 3 keer of vaker JA, ga dan door met stap 2.

STAP 2

Maak een mobiliteitsplan met een duidelijke visie

Mogelijke visies op mobiliteit:

  • Inspelen op toekomstige ontwikkelingen
  • Vergroten medewerkerstevredenheid
  • Bijdragen aan duurzaamheid van je onderneming
  • Verminderen CO2-uitstoot
  • Verbeteren imago van je bedrijf voor medewerkers en klanten
  • Kostenbesparing
  • Het beperken van de reistijd
  • Realiseren commerciële voordelen bij aanbestedingen

De kans is groot dat je je mobiliteitsplan baseert op een combinatie van deze factoren. Het uiteindelijke doel is richting te geven en kaders te scheppen waarbinnen je de mobiliteit van je bedrijf organiseert.

STAP 3 

Maak 1 persoon verantwoordelijk binnen je organisatie

Met de transitie naar nieuwe mobiliteit is het de vraag of je wel een wagenparkbeheerder in je bedrijf nodig hebt. Zeker nu de leaseauto niet meer automatisch de standaardoplossing is en medewerkers zelf de regie gaan voeren over hun mobiliteit.

Wil je mobiliteit bijvoorbeeld inzetten om je te onderscheiden op secundaire arbeidsvoorwaarden en het vergroten van medewerkerstevredenheid dan zou je HR verantwoordelijk kunnen maken. Als kostenbesparing of CO2-reductie om hoger op de CO2-prestatieladder te komen centraal staan kan financiën het regelen.

Maar welke keuze je ook maakt, zorg er in ieder geval voor dat 1 iemand verantwoordelijk is. Versnippering van verantwoordelijkheid leidt tot extra werk en administratieve lasten. En dat willen we nu juist voorkomen!

Stap 4

Kies 1 partner die alles aanbiedt en gebruik maakt van slimme informatietechnologie

Wil je een goede deal voor alle vormen van mobiliteit, dan is het niet zinvol om zelf met alle partijen - OV, deelautoplatforms, fietsleveranciers, etc. - te gaan onderhandelen. Kies daarom altijd voor één partner die alle vormen van mobiliteit voor je kan regelen.

Gebruik slimme informatietechnologie!

En misschien nog wel belangrijker: je partner moet gebruikmaken van slimme informatietechnologie. Dit omdat de keuzevrijheid van je medewerkers als je niet oppast een enorme stroom declaraties oplevert. Met slimme informatietechnologie (apps, online beheersomgeving) kun je deze stromen eenvoudig beheersen en er hapklare managementinformatie uit destilleren.

Stap 5

Doe een mobiliteitsscan

Met een mobiliteitsscan breng je voor iedere individuele medewerker in kaart welke alternatieve reismogelijkheden hij of zij heeft: auto, OV, fiets, scooter en alle mogelijk combinaties daarvan. En wat dat betekende voor reistijd, kosten en CO2-uitstoot.

Dankzij de scan weet jij welke reisalternatieven je in het persoonlijk mobiliteitsbudget moet integreren. Bovendien zien je medewerkers wat ander reisgedrag hen oplevert waardoor de bereidheid om hun reisgedrag aan te passen en de auto te laten staan een stuk groter wordt.

Mobiliteitsscan: zelf uitvoeren of uitbesteden?

Natuurlijk kun je het zelf doen, maar het kost je erg veel tijd. Uitbesteden is dus een veel beter plan. WagenPlan heeft inmiddels ruime ervaring regelt mobiliteitsscans op maat. Weten wat alternatief reisgedrag van je medewerkers jou oplevert?

Doe nu de mobiliteitsscan en weet wat het mobiliteitsbudget oplevert

Stap 6

Stel een mobiliteitsregeling met mobiliteitsbudget op

In de mobiliteitsregeling leg je de regels voor het mobiliteitsbudget vast. Denk hierbij aan:

  • De hoogte van het mobiliteitsbudget per functie(groep)
  • Regels over eventuele tussentijdse aanpassingen van het budget
  • Regels over de bestemming van het bedrag dat niet aan mobiliteit wordt uitgegeven
  • Bruto/netto regels

Stap 7

Start met een pilot

Nieuwe mobiliteit en het persoonlijk mobiliteitsbudget hoeft niet meteen te gelden voor al je medewerkers. Het is een complex verhaal en het afbreukrisico als er iets misgaat is groot. Maak dus niet de fout om alles in een keer te willen implementeren maar kijk eerst of en hoe het werkt voor een kleine groep medewerkers. En leer daarvan!

Een geslaagde pilot heeft als groot voordeel dat de deelnemers ambassadeur van het mobiliteitsbudget worden.

WagenPlan heeft bij verschillende klanten mobiliteitsbudget-pilots lopen. Wil je gebruikmaken van onze ervaring, dan helpen wij je graag bij het opzetten en begeleiden van een pilot. Ben je benieuwd wat WagenPlan voor je kan betekenen? Bel dan nu voor een afspraak voor een vrijblijvend informatiegesprek: 055 579 8223.

 

Veelgestelde vragen over mobiliteitsbudget
Wat is een mobiliteitsbudget

Met een mobiliteitsbudget bepalen je medewerkers zelf hoe ze voor hun werk reizen. Vanzelfsprekend binnen de kaders van de mobiliteitsregeling van je bedrijf. In de meest uitgebreide vorm kunnen zij daarbij kiezen uit OV, een taxi/Uber, e-bike, auto (lease, deel, privé) of scooter. Of een combinatie hiervan.

Je medewerkers betalen hun reizen uit hun mobiliteitsbudget. Net als bij lease, is de hoogte van het budget functieafhankelijk. Hoeveel je medewerkers per reis betalen is afhankelijk van het aantal kilometers dat ze afleggen en het vervoersmiddel dat ze kiezen. En of het woon-werkverkeer of een zakelijke reis betreft.

Medewerkers krijgen het bedrag dat ze aan het eind van de maand van hun mobiliteitsbudget overhouden, uitgekeerd als bruto loon. Een mooie stimulans om bewust te reizen.

Waarom een persoonlijk mobiliteitsbudget?

1. Nieuwe technologieën maken keuzevrijheid mogelijk
Dankzij nieuwe technologieën kunnen we ons reisgedrag op iedere situatie aanpassen. Zo zijn er apps, bijvoorbeeld voor het gebruik van deelauto’s en een dienst als Uber en reiskaarten als de OV-pas, waarmee je eenvoudig voor 1 reis van verschillende vormen van vervoer gebruik kunt maken.

2. Bezit is uit, gebruik is in 
Wie wil er nog een eigen auto in een overvolle binnenstad? Vooral jongere werknemers willen de vrijheid om per reis die ideale vervoersmiddelenmix te kiezen. Een eigen (lease)auto beperkt die keuzevrijheid en zit alleen maar in de weg.

3. De overheid neemt het serieus
Milieuzones waarmee oude, vuile auto’s uit stadscentra worden geweerd, steeds strengere eisen aan de milieuprestaties van nieuwe auto’s. Waar het bedrijfsleven vaak nog aarzelt om stappen naar duurzame mobiliteit te zetten, zijn overheden een stuk actiever. De politiek heeft duurzame mobiliteit hoog in het vaandel staan.

4. Verstedelijking vraagt om omdenken
Steden zullen ook in de toekomst blijven groeien. Als we op de oude voet blijven doorgaan loopt het hopeloos vast. Wat we nodig hebben is een andere kijk op mobiliteit, omdenken dus. Het persoonlijk mobiliteitsbudget is daar een voorbeeld van.

5. Het nieuwe werken
Flexibiliteit is tegenwoordig het toverwoord: medewerkers willen en kunnen tegenwoordig werken waar, wanneer en hoe ze willen. En steeds meer werkgevers bieden die mogelijkheid. Dat heeft ook gevolgen voor hun reisgedrag. Dankzij de grote flexibiliteit sluit het persoonlijk mobiliteitsbudget daar naadloos op aan.

Wat zijn de voordelen van een persoonlijk mobiliteitsbudget voor mij als werkgever?

Met een persoonlijk mobiliteitsbudget geef je je medewerkers de vrijheid om hun zakelijke mobiliteit zelf te regelen. Maar ook voor jou als werkgever heeft het veel voordelen:

  1. Lagere CO2-uitstoot en milieuvriendelijk imago omdat het je medewerkers uitdaagt een afweging te maken tussen economische en milieuvriendelijke mogelijkheden als OV en deelauto of (deel)fiets.
  2. Het vergroot je kansen op de arbeidsmarkt omdat zeker de millenials graag zelf bepalen hoe zij hun vervoersbehoefte invullen. Dat kan met een leaseauto zijn, maar dat hoeft niet. Met een mobiliteitsbudget speel je in op hun verlangen naar vrijheid en flexibiliteit.
  3. Je kunt snel inspelen op veranderingen omdat het gekoppeld is aan de arbeidsovereenkomst en je je vooraf dus niet voor langere tijd hoeft vast te leggen zoals bij langlopende leasecontracten. Het op- en afschalen vergt dus geen hoge investeringen.
  4. Het levert een organisatorische tijdsbesparing op omdat je de verantwoordelijkheid voor de mobiliteit bij je medewerkers legt.
Wat zijn de voordelen van een persoonlijk mobiliteitsbudget voor mijn medewerkers?
  1. Keuzevrijheid. Je medewerkers kunnen voor iedere afzonderlijke reis kiezen uit (combinaties van) OV, (deel)fiets, taxi/Uber, (deel)auto, (private) leaseauto en carpoolen. Gebleken is dat deze keuzevrijheid de medewerkerstevredenheid vergroot.  
  2. Extra bruto loon. Medewerkers krijgen het bedrag dat ze aan het eind van de maand van hun mobiliteitsbudget overhouden, uitgekeerd als bruto loon. Een duidelijke stimulans voor bewust reisgedrag.
  3. Snel, comfortabel, duurzaam. Afhankelijk van de situatie op de weg en het spoor en de plaats van bestemming, kunnen je medewerkers  de meest comfortabele, snelle of duurzame manier van vervoer kiezen. Je zit niet vast aan je leaseauto als er 800 kilometer file staat en kunt de trein nemen als je je afspraak nog voor moet bereiden. 
Hoe houd je grip op de kosten bij een persoonlijk mobiliteitsbudget?

Net als bij een leaseauto wordt de hoogte van een persoonlijk mobiliteitsbudget bepaald aan de hand van het verwachtte aantal reiskilometers. Bij een leaseauto krijg je gelijkheid door een norm in te voeren waardoor medewerkers in eenzelfde functieschaal een vergelijkbare auto kunnen bestellen. Dat kan bijvoorbeeld 48 maanden en 35.000 km per jaar zijn. In de praktijk zijn er medewerkers die 20.000 per jaar rijden en medewerkers die 45.000 km per jaar rijden. Zolang dat zakelijke kilometers zijn kan dat natuurlijk gewoon.

Zo werkt het ook bij de mobiliteitsbudgetten. Binnen een functieschaal krijgt men een budget, zakelijke reizen kunnen daar extra bij komen of ook minder zijn. Zelfs in combinatie met een leaseauto zijn de kosten een deel vast en variabel. In de praktijk zien wij dat de variabele kosten die je bespaart door de middenklasse auto niet te gebruiken daar eenvoudig treinreizen in kunnen zonder dat dit kosten verhogend werkt.

Hoe bepaal ik de mobiliteitsbudgetten per medewerker?

De leasebedragen per functiegroep uit je mobiliteits- of autoregeling zijn een goede indicatie voor de hoogte van je mobiliteitsbudgetten. Een aantal kanttekeningen is daarbij wel op z’n plaats: 

  1. Waarschijnlijk zullen niet al je medewerkers een persoonlijk mobiliteitsbudget direct omarmen. Sommigen zullen het gevoel hebben dat je ze hun leaseauto ‘afpakt’.  
  2. Omdat een persoonlijk mobiliteitsbudget bewust reisgedrag stimuleert kan het de totale CO2-uitstoot van je bedrijf verlagen. Dit levert commercieel voordeel op (bijvoorbeeld bij aanbestedingen).
  3. Gebleken is dat de keuzevrijheid die een persoonlijk mobiliteitsbudget biedt, de medewerkerstevredenheid vergroot. Zo vergroot het persoonlijk mobiliteitsbudget je kansen op de arbeidsmarkt.
  4. Laat je de uitvoering van je persoonlijk mobiliteitsbudget over aan WagenPlan Reisbalans, dan scheelt het je veel administratieve rompslomp.
Wat is er nodig om mobiliteitsbudget goed en efficiënt te regelen?
Om je mobiliteitsbudget goed en efficiënt te regelen kun je MobiPlan gebruiken. Met MobiPlan maak je gebruik van een slimme app waarmee het registreren en declareren van je zakelijke mobiliteit een fluitje van een cent is. Reizen, kosten en kilometers worden automatisch vastgelegd en maandelijks gefactureerd. 

MobiPlan is per individuele medewerker in te regelen, geschikt voor alle vormen van zakelijk vervoer en inclusief onze zeer complete mobiliteitskaart die nagenoeg alle vervoersoplossingen ontsluit. 

Voordelen van MobiPlan:

  • Registreren: Eenvoudige registratie van iedere rit. Zowel handmatig als automatisch met behulp van GPS in je mobiele telefoon.
  • Declareren: Geregistreerde kilometers krijgen automatisch de juiste vergoedingen mee en eenvoudig uploaden losse bonnen.
  • Ontsluiten: Met 1 mobiliteitspas krijgen medewerkers toegang tot alle soorten mobiliteit (OV, tanken, parkeren, taxi, fietsen, etc.).
  • Budgetteren: Richt het budget per individuele medewerker in: bepaal wat onder het budget valt en welke vergoeding hiervoor geldt.
Is er een mobiliteitsbudget-pilot om het uit te proberen?

In het licht van bovenstaande vragen, kun je verdedigen dat een persoonlijk mobiliteitsbudget ook waarde toevoegt en daarom hoger mag zijn dan een leasebudget. Maar om de hoogte precies vast te stellen, kun je het beste eerst ervaring opdoen via een pilot. Aan de hand van de uitkomsten hiervan kun je vervolgens de budgetten per functiegroep bepalen. 

WagenPlan heeft bij verschillende klanten pilots lopen. Wil je gebruikmaken van onze ervaring, dan helpen wij je graag bij het opzetten en begeleiden van een pilot. Ben je benieuwd wat WagenPlan voor je kan betekenen? Bel dan nu voor een afspraak voor een vrijblijvend informatiegesprek: 055 579 8223.