Nieuwe mobiliteit en het mobiliteitsbudget hebben een enorme potentie. Maar wil je er als bedrijf optimaal van profiteren dan moet je het wel strak regelen. Je medewerkers moeten weten waar ze aan toe zijn. Zij zijn het die dagelijks met hun eigen mobiliteit ‘op stap gaan’.
Er zijn inmiddels heel wat partijen op de markt zijn die je kunnen helpen met de implementatie van de verschillende onderdelen van het mobiliteitsbudget. Nog beter nieuws is dat, als je voor WagenPlan kiest, je 1 loket hebt waarbij je alles kunt regelen. Dat maakt het ook voor jou wel zo gemakkelijk.
7 stappen voor een succesvolle implementatie
Maar je kunt natuurlijk ook zelf aan de slag met je mobiliteitsbudget. Om je daarbij te helpen hebben wij 7 stappen beschreven die je moet doorlopen voor een succesvolle implementatie:
STAP 1
De checklist bestaat uit 12 vragen. De uitkomst geeft een globale indicatie of een mobiliteitsbudget al dan niet interessant is voor jouw bedrijf.
Is je antwoord 3 keer of vaker JA, ga dan door met stap 2.
STAP 2
Maak een mobiliteitsplan met een duidelijke visie
Mogelijke visies op mobiliteit:
- Inspelen op toekomstige ontwikkelingen
- Vergroten medewerkerstevredenheid
- Bijdragen aan duurzaamheid van je onderneming
- Verminderen CO2-uitstoot
- Verbeteren imago van je bedrijf voor medewerkers en klanten
- Kostenbesparing
- Het beperken van de reistijd
- Realiseren commerciële voordelen bij aanbestedingen
De kans is groot dat je je mobiliteitsplan baseert op een combinatie van deze factoren. Het uiteindelijke doel is richting te geven en kaders te scheppen waarbinnen je de mobiliteit van je bedrijf organiseert.
STAP 3
Maak 1 persoon verantwoordelijk binnen je organisatie
Met de transitie naar nieuwe mobiliteit is het de vraag of je wel een wagenparkbeheerder in je bedrijf nodig hebt. Zeker nu de leaseauto niet meer automatisch de standaardoplossing is en medewerkers zelf de regie gaan voeren over hun mobiliteit.
Wil je mobiliteit bijvoorbeeld inzetten om je te onderscheiden op secundaire arbeidsvoorwaarden en het vergroten van medewerkerstevredenheid dan zou je HR verantwoordelijk kunnen maken. Als kostenbesparing of CO2-reductie om hoger op de CO2-prestatieladder te komen centraal staan kan financiën het regelen.
Maar welke keuze je ook maakt, zorg er in ieder geval voor dat 1 iemand verantwoordelijk is. Versnippering van verantwoordelijkheid leidt tot extra werk en administratieve lasten. En dat willen we nu juist voorkomen!
Stap 4
Kies 1 partner die alles aanbiedt en gebruik maakt van slimme informatietechnologie
Wil je een goede deal voor alle vormen van mobiliteit, dan is het niet zinvol om zelf met alle partijen - OV, deelautoplatforms, fietsleveranciers, etc. - te gaan onderhandelen. Kies daarom altijd voor één partner die alle vormen van mobiliteit voor je kan regelen.
Gebruik slimme informatietechnologie!
En misschien nog wel belangrijker: je partner moet gebruikmaken van slimme informatietechnologie. Dit omdat de keuzevrijheid van je medewerkers als je niet oppast een enorme stroom declaraties oplevert. Met slimme informatietechnologie (apps, online beheersomgeving) kun je deze stromen eenvoudig beheersen en er hapklare managementinformatie uit destilleren.
Stap 5
Doe een mobiliteitsscan
Met een mobiliteitsscan breng je voor iedere individuele medewerker in kaart welke alternatieve reismogelijkheden hij of zij heeft: auto, OV, fiets, scooter en alle mogelijk combinaties daarvan. En wat dat betekende voor reistijd, kosten en CO2-uitstoot.
Dankzij de scan weet jij welke reisalternatieven je in het persoonlijk mobiliteitsbudget moet integreren. Bovendien zien je medewerkers wat ander reisgedrag hen oplevert waardoor de bereidheid om hun reisgedrag aan te passen en de auto te laten staan een stuk groter wordt.
Mobiliteitsscan: zelf uitvoeren of uitbesteden?
Natuurlijk kun je het zelf doen, maar het kost je erg veel tijd. Uitbesteden is dus een veel beter plan. WagenPlan heeft inmiddels ruime ervaring regelt mobiliteitsscans op maat. Weten wat alternatief reisgedrag van je medewerkers jou oplevert?
Stap 6
Stel een mobiliteitsregeling met mobiliteitsbudget op
In de mobiliteitsregeling leg je de regels voor het mobiliteitsbudget vast. Denk hierbij aan:
- De hoogte van het mobiliteitsbudget per functie(groep)
- Regels over eventuele tussentijdse aanpassingen van het budget
- Regels over de bestemming van het bedrag dat niet aan mobiliteit wordt uitgegeven
- Bruto/netto regels
Stap 7
Start met een pilot
Nieuwe mobiliteit en het persoonlijk mobiliteitsbudget hoeft niet meteen te gelden voor al je medewerkers. Het is een complex verhaal en het afbreukrisico als er iets misgaat is groot. Maak dus niet de fout om alles in een keer te willen implementeren maar kijk eerst of en hoe het werkt voor een kleine groep medewerkers. En leer daarvan!
Een geslaagde pilot heeft als groot voordeel dat de deelnemers ambassadeur van het mobiliteitsbudget worden.
