Persoonlijk mobiliteitsbudget: dé oplossing voor onze veranderende zakelijke mobiliteitsbehoefte

De wereld om ons heen verandert snel. Onder invloed van de deeleconomie, technologische ontwikkelingen en onze ervaring met thuiswerken tijdens corona, verandert ook ons reisgedrag. Dat heeft gevolgen voor zakelijk reizen en de mobiliteitsoplossing die bedrijven hun medewerkers aanbieden. De centrale vraag hierbij is of bedrijven het mobiliteitsaanbod voor hun medewerkers bepalen of dat de medewerkers zelf mogen bepalen hoe ze zakelijk reizen. Kies je voor de laatste optie, dan hebben we het over nieuwe mobiliteit. Deze mobiliteitsoplossing gaat verder dan de leaseauto alleen en omvat alle vormen van vervoer én thuiswerken.

Nieuwe mobiliteit en het mobiliteitsbudget

Duidelijk is dat de nieuwe generatie medewerkers graag zelf bepaalt welke vervoersmiddelen ze inzetten voor hun zakelijke reizen. Dat kan het OV, een taxi/Uber, e-bike, auto (lease, deel, privé) of scooter zijn. Of een combinatie hiervan. Met een zakelijk mobiliteitsbudget geef je medewerkers die keuzevrijheid.

Betekent het mobiliteitsbudget het einde van de leaseauto?

Nee, zeker niet. Er zijn genoeg situaties waarin de auto de meest praktische keuze voor zakelijk reizen is. Is een persoonlijk mobiliteitsbudget voor alle organisaties dé oplossing? Nee, ook dat niet. Maar het is wel goed om uit te zoeken of het bij je past, omdat het je rendement op mobiliteit kan vergroten. Bovendien is het dé manier om een duurzame en toekomstbestendige mobiliteitsregeling te stimuleren. Daarnaast helpt het om een aantrekkelijke werkgever te zijn voor de huidige en potentiële nieuwe medewerkers.

Hieronder belichten we een aantal aspecten van het mobiliteitsbudget. Als het goed is kun je na het lezen bepalen of een mobiliteitsbudget een goede oplossing is voor jouw medewerkers en organisatie.

Wat is een mobiliteitsbudget
Waarom een mobiliteitsbudget?

Om een antwoord op deze vraag te kunnen geven, moeten we kijken naar een aantal ontwikkelingen die zich de laatste tijd hebben voorgedaan. Deze ontwikkelingen hebben er niet alleen toe geleid dat de medewerkers van nu graag zelf bepalen hoe ze zakelijk reizen, ze maken het ook mogelijk om op deze behoefte in te spelen.

Om welke ontwikkelingen gaat het?

1. Nieuwe technologieën ondersteunen flexibiliteit

Nieuwe technologieën zorgen ervoor dat we ons reisgedrag op iedere situatie kunnen aanpassen. Apps, zoals voor het gebruik van deelauto’s en Uber en mobiliteitskaarten als de OV-pas (inclusief OV-fiets) maken het mogelijk én eenvoudig om verschillende vormen van vervoer te gebruiken en combineren. Bovendien is het inmiddels mogelijk om grote delen van de reisadministratie te automatiseren.

2. Van bezit naar gebruik

Is het bezit van een eigen auto wel handig in een overvolle binnenstad? Vooral de jongere generaties willen de vrijheid om hun vervoer aan te passen aan de afspraak die ze op dat moment hebben. Dan werkt het bezit van een eigen (lease)auto alleen maar beperkend. Een mobiliteitsbudget dat toegang geeft tot alle mobiliteitsoplossingen biedt veel meer vrijheid.

3. De overheid loopt voorop

Waar het bedrijfsleven vaak nog aarzelt om stappen naar een duurzame mobiliteitsregeling te zetten, zijn overheden een stuk actiever. Bijvoorbeeld door met milieuzones oude, vuile auto’s uit stadscentra te weren. En door op termijn een ‘puntensysteem’ in te voeren waarmee bedrijven, die te weinig doen aan duurzame mobiliteit, worden beboet.   

4. Verstedelijking vraagt om nieuwe denkkaders

Nog zo’n ontwikkeling die de roep om nieuwe mobiliteit aanwakkert: de verstedelijking. Onder invloed van de kenniseconomie zullen de steden alleen maar blijven groeien. Dat vraagt om een andere kijk op mobiliteit en andere, meer duurzame mobiliteitsoplossingen. Anders blijven we hangen in vaste denkpatronen waarmee de boel hopeloos vastloopt.

5. Het nieuwe werken en slimme mobiliteit

Medewerkers willen en kunnen tegenwoordig werken waar, wanneer en hoe ze willen en steeds meer werkgevers bieden die mogelijkheid. Zo heeft het thuiswerken zeker sinds corona een enorme vlucht genomen. Dat heeft consequenties voor ons reisgedrag. Dankzij de grote mate van flexibiliteit, sluit slimme mobiliteit daar naadloos op aan. .

Conclusie: ontwikkelingen roepen op tot actie

Bovenstaande ontwikkelingen zijn dagelijkse realiteit, je kunt ze echt niet meer negeren. Zakelijk reizen moet en kan anders. Bij het opstellen van een toekomstgerichte, duurzame mobiliteitsregeling voor je bedrijf, zal je er dus rekening mee moeten houden. De praktijk wijst uit dat bedrijven die een persoonlijk mobiliteitsbudget in hun mobiliteitsregeling hebben opgenomen, goed op deze ontwikkelingen inspelen. 

De voordelen van een persoonlijk mobiliteitsbudget

Wie met zijn bedrijf wil overstappen op nieuwe mobiliteit, kan niet om een zakelijk mobiliteitsbudget heen. Maar wat zijn precies de voordelen voor de medewerkers? En ook niet onbelangrijk: wat betekent het voor je bedrijf?

Hoe implementeer je een zakelijk mobiliteitsbudget?

Nieuwe mobiliteit en het zakelijk mobiliteitsbudget hebben een enorme potentie. Maar wil je er als bedrijf optimaal van profiteren, dan moet het wel strak worden geregeld. Medewerkers moeten weten waar ze aan toe zijn en ontzorgd worden in hun reisadministratie. Zij zijn het die dagelijks met hun eigen mobiliteit ‘op stap gaan’.

Er zijn inmiddels heel wat partijen die kunnen helpen met de implementatie van de verschillende onderdelen van het mobiliteitsbudget. WagenPlan is een van de weinigen die één loket biedt, waarbij je alles kunt regelen: van het budgetteren van de reiskosten per medewerker tot het ontsluiten van alle gewenste vormen van zakelijk vervoer, van het registreren van alle zakelijke reizen tot het eenvoudig declareren van gemaakte kosten. Dat maakt het wel zo makkelijk.

7 stappen voor een succesvolle implementatie van een mobiliteitsbudget

Maar je kunt natuurlijk ook zelf aan de slag gaan met het invoeren van een mobiliteitsbudget in jouw organisatie. Om daarbij te helpen hebben wij 7 stappen voor een succesvolle implementatie beschreven:

 

Stap 1

Vul de checklijst in:  ‘NIEUWE MOBILITEIT, wat voor jouw organisatie?’ 

De checklist bestaat uit 12 vragen. De uitkomst geeft een globale indicatie of een mobiliteitsbudget al dan niet interessant is voor jouw bedrijf.

Heb je 3 of meer vragen van de checklist met JA beantwoord, ga dan door met stap 2.

Stap 2

Maak een mobiliteitsplan met een duidelijke visie

Mogelijke visies op mobiliteit:

  • Inspelen op toekomstige ontwikkelingen
  • Vergroten medewerkerstevredenheid en aantrekkelijk werkgeverschap
  • Bijdragen aan duurzaamheid van je onderneming Verminderen CO2-uitstoot
  • Verbeteren imago van je bedrijf voor medewerkers en klanten
  • Minder kosten zakelijke mobiliteit Het beperken van de reistijd
  • Realiseren commerciële voordelen bij aanbestedingen

De kans is groot dat je het mobiliteitsplan baseert op een combinatie van deze factoren. Het uiteindelijke doel is richting te geven en kaders te scheppen voor de organisatie van de mobiliteit binnen het bedrijf. Zet je bijvoorbeeld in op duurzaamheid, zorg dan dat het mobiliteitsplan ruimte biedt om het uit te werken in een duurzame mobiliteitsregeling.

Stap 3

Maak 1 persoon verantwoordelijk binnen je organisatie

Met de transitie naar nieuwe mobiliteit is het de vraag of je nog wel een wagenparkbeheerder in je bedrijf nodig hebt. Zeker nu de leaseauto niet meer automatisch de standaardoplossing is en medewerkers zelf de regie gaan voeren over hun mobiliteit.

Wil je mobiliteit bijvoorbeeld inzetten om je te onderscheiden op secundaire arbeidsvoorwaarden en het vergroten van medewerkerstevredenheid, dan ligt het voor de hand om HR verantwoordelijk te maken. Als kostenbesparing of CO2-reductie voor een betere positie op de CO2-prestatieladder centraal staan, kan de financiële afdeling de kar beter trekken.

Maar welke keuze je ook maakt, zorg er in ieder geval voor dat er één medewerker verantwoordelijk is. Versnippering van verantwoordelijkheid leidt tot extra werk en administratieve lasten. En dat willen we nu juist voorkomen!

Stap 4

Kies één partner die alle vormen van zakelijk vervoer via één loket aanbiedt

Wil je een goede deal voor alle vormen van mobiliteit, dan is het niet zinvol om zelf met alle partijen - OV, deelauto-platforms, fietsleveranciers, etc. - te gaan onderhandelen. Kies daarom altijd voor één partner die alle vormen van zakelijk vervoer kan regelen.

Onmisbaar: slimme informatietechnologie

Bedenk bij het selecteren van een partner dat deze in ieder geval gebruik moet maken van slimme informatietechnologie. De keuzevrijheid van je medewerkers levert namelijk een stroom declaraties op. Met slimme informatietechnologie (apps, online beheersomgeving) zijn deze stromen eenvoudig te beheersen en kun je er hapklare managementinformatie uit destilleren.

Stap 5

Stel een mobiliteitsregeling met mobiliteitsbudget op

In de mobiliteitsregeling leg je de regels voor het mobiliteitsbudget vast.

Denk hierbij aan:

  • De hoogte van het mobiliteitsbudget per functie(groep)
  • Regels over eventuele tussentijdse aanpassingen van het budget
  • Regels over de bestemming van het bedrag dat niet aan mobiliteit wordt uitgegeven
  • Bruto/netto regels

Stap 6

Start met een MobiPlan-pilot

De nieuwe mobiliteitsregeling en het persoonlijk mobiliteitsbudget hoeven niet meteen te gelden voor alle medewerkers. Het is een complex verhaal en het afbreukrisico als er iets misgaat is groot. Maak dus niet de fout om alles in een keer te willen implementeren maar kijk eerst of en hoe het werkt bij een kleine groep medewerkers.

Een geslaagde pilot heeft als groot voordeel dat de deelnemers ambassadeur van het mobiliteitsbudget worden.

WagenPlan heeft bij verschillende klanten mobiliteitsbudget-pilots lopen, bijvoorbeeld via MobiPlan – de alles-in-één-mobiliteitsoplossing. Wil je gebruikmaken van onze ervaring of ben je benieuwd naar hoe een pilot voor jou kan werken? We helpen je graag op weg. Neem contact op met één van onze mobiliteitsexperts.

Veelgestelde vragen over mobiliteitsbudget
Wat is een mobiliteitsbudget

Met een mobiliteitsbudget bepalen medewerkers zelf hoe ze zakelijk reizen. Vanzelfsprekend binnen de kaders van de mobiliteitsregeling van hun bedrijf. In de meest uitgebreide vorm kunnen zij daarbij kiezen uit OV, een taxi/Uber, e-bike, auto (lease, deel, privé) of scooter. Of een combinatie hiervan.

Medewerkers betalen hun reizen uit hun mobiliteitsbudget. Net als bij lease, is de hoogte van het budget functieafhankelijk. Hoeveel zij per reis betalen is afhankelijk van het aantal kilometers dat ze afleggen en het vervoersmiddel dat ze kiezen. En of het woon- werkverkeer of een zakelijke reis betreft.

Medewerkers krijgen het bedrag dat ze aan het eind van de maand van hun mobiliteitsbudget overhouden uitgekeerd als brutoloon. Een mooie stimulans om bewust te reizen.

Hoe houd je grip op de kosten bij een persoonlijk mobiliteitsbudget?

Net als bij een leaseauto wordt de hoogte van een persoonlijk mobiliteitsbudget bepaald aan de hand van het verwachtte aantal reiskilometers. Bij een leaseauto krijg je gelijkheid tussen de medewerkers door een norm in te voeren waardoor medewerkers in eenzelfde functieschaal een vergelijkbare auto kunnen bestellen. Zo'n soort norm kan je ook bij mobiliteitsbudgetten toevoegen, waarbij een medewerker afhankelijk van diens functieschaal een budget krijgt.

Hoe bepaal ik het mobiliteitsbudget per medewerker?

De leasebedragen per functiegroep uit de bestaande mobiliteits- of autoregeling zijn een goede indicatie voor de hoogte van het mobiliteitsbudget voor je medewerkers.

Wat is er nodig om het mobiliteitsbudget goed en efficiënt te regelen?

Om het mobiliteitsbudget goed en efficiënt te regelen kun je MobiPlan gebruiken. Hiermee is het budgetteren, ontsluiten, registreren en declareren van zakelijke reizen een fluitje van een cent. Reizen, kosten en kilometers worden automatisch vastgelegd en maandelijks gefactureerd. 

MobiPlan is per individuele medewerker in te regelen en is 24/7 bereikbaar via app, mobiliteitskaart en webportal. Dat maakt het registreren en declareren van ritten met verschillende vervoermiddelen erg gemakkelijk. En aan iedere vorm van vervoer kun je een aparte vergoeding koppelen die automatisch wordt verrekend.

Voordelen van de MobiPlan Mobiliteitsregeling:

  • Registreren: eenvoudige registratie van iedere rit. Zowel handmatig als automatisch met behulp van GPS in je mobiele telefoon.
  • Declareren: geregistreerde kilometers krijgen automatisch de juiste vergoedingen mee en eenvoudig uploaden losse bonnen.
  • Ontsluiten: met 1 mobiliteitspas krijgen medewerkers toegang tot alle soorten mobiliteit (OV, tanken, parkeren, taxi, fietsen, etc.).
  • Budgetteren: richt het budget per individuele medewerker in: bepaal wat onder het budget valt en welke vergoeding hiervoor geldt.
Is er een pilot om het mobiliteitsbudget uit te proberen?

Om de hoogte van het mobiliteitsbudget voor de medewerkers vast te stellen, kun je het beste eerst ervaring opdoen via een pilot. Aan de hand van de uitkomst hiervan kun je vervolgens de budgetten per functiegroep bepalen. 

WagenPlan heeft bij verschillende klanten pilots lopen. Wil je gebruikmaken van onze ervaring, dan helpen wij graag bij het opzetten en begeleiden van een pilot. Benieuwd wat WagenPlan voor je kan betekenen? Neem contact op met het team.