Wagenparkbeheer uitbesteden of niet?
In het beheer van een wagenpark zit veel tijd, zeker als je het naast je andere werkzaamheden doet. Wat moet je weten om jouw wagenpark zo voordelig mogelijk te beheren? Daniel Hanselaar (42), commercieel manager van WagenPlan geeft advies over hoe je kosten binnen de perken kan houden en het meeste rendement haalt uit jouw wagenpark.
Dat het beheer van een wagenpark belangrijk is, staat buiten kijf. “Veelal valt het in de top drie van kosten binnen een bedrijf”, aldus Daniel. Of je wagenparkbeheer nu uitbesteedt of niet, het is altijd van belang dat je een goede autoregeling samenstelt met je leasemaatschappij. “Dat is echt maatwerk: de autoregeling komt specifiek in overleg met de klant tot stand.”
Goede autoregeling essentieel
Veel kleine bedrijven denken hier vaak niet aan, maar wij adviseren vanaf 2 auto’s een autoregeling te hanteren. Hierin staan de rechten en plichten van de werkgever maar ook van de werknemer. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is.
Wanneer de autoregeling goed is vastgelegd kan de leasemaatschappij de autoregeling uitvoeren voor de klant en hebben de berijders rechtstreeks contact met de mobiliteitsadviseurs van de leasemaatschappij. Zij geven dan aan wat er besteld kan worden binnen de norm van de autoregeling. Groot extra voordeel daarbij is dat de leasemaatschappij op de hoogte is van acties, voorraad auto’s en stilstaande auto’s binnen het park, zodat ze vaak meerdere en financieel gunstige opties kunnen bieden.
Een goede leasemaatschappij adviseert de wagenparkbeheerder wanneer er auto’s vervangen moeten worden of wanneer het jaarkilometrage uit de pas loopt. Wij doen dit in ieder geval tijdens onze periodieke overlegmomenten bij de klant en we hebben een online rapportage tool waar de wagenparkbeheerder dagelijks de laatste informatie over zijn park kan bekijken.
Merkenbeleid voordelig bij groot wagenpark
Mogen je berijders zelf kiezen welk merk ze willen of ga je toch voor een merkenbeleid? Bij deze vraag is het van belang of je een klein of groot park hebt. “Voor een groot park levert het voordeel op om een merkenbeleid te hanteren”, zegt Daniel. “Importeurs en fabrikanten zijn vaak bereid om kortingen te verlenen, als een bedrijf bereid is alle auto’s van dat merk te betrekken. Voor een kleiner bedrijf raden we aan om de berijder de auto te laten kiezen en die door de leasemaatschappij te laten leveren. Een leasemaatschappij heeft namelijk alternatieve kanalen om auto’s met korting te bestellen, waardoor de leaseprijs in de meeste gevallen lager is dan wanneer je die zelf bij de dealer bestelt.
Wagenparkbeheer uitbesteden is meestal de beste keuze
Het in eigen beheer houden van je wagenpark kost veel tijd en geld. Daarbij wordt het vaak naast de normale werkzaamheden gedaan en leidt het af van de core business van je bedrijf. Het beheer van je wagenpark onderbrengen bij een leasemaatschappij, brengt dus vaak veel voordelen met zich mee. “Hierbij kun je met de leasemaatschappij afspraken maken over hoever hun dienstverlening mag gaan”, vertelt Daniel. “Het gaat in de basis om het bestellen en beheren van auto’s.” Wil je meer taken uitbesteden, dan kan dat ook. “De leasemaatschappij kan bijvoorbeeld gaan over de autoregeling, de contacten met de berijders en monitoren of het contract volgens afspraak verloopt.” Ook het regelen van het onderhoud kan heel bewerkelijk zijn omdat ieder merk een andere manier van onderhoud vergt. “Over het algemeen maken leasemaatschappijen afspraken met importeurs die met merkendealers samenwerken. Ook worden er afspraken gemaakt met schadeherstellers en ruitenherstellers.” Dit bespaart geld en er worden ook service afspraken gemaakt, waardoor berijders makkelijker en sneller geholpen worden.
Het uitbesteden van je wagenparkbeheer kan je zo dus veel geld en tijd besparen over de gehele looptijd van je leaseauto’s.
Tot slot: kijk verder dan het maandelijkse leasebedrag
Het is duidelijk, het beheer van je wagenpark uitbesteden levert in de meeste gevallen meer voordelen op dan het zelf te doen. De keuze wat voor jou de beste partij is, is dan wel essentieel. Daniel; “Het nadeel van de autoleasebranche is helaas wel dat er veel aanbieders zijn, waarbij de ene beter en transparanter is dan de ander. Daarnaast wordt er veel naar de prijs gekeken en te weinig naar de voorwaarden.”
Daarom adviseren we niet alleen naar de prijs bij aanvang te kijken maar naar de totale kosten en afspraken over de gehele looptijd zoals zijn beschreven in de algemene voorwaarden. Staan daar zaken in die vragen oproepen? Als een auto er eerder uitgaat, betaal je dan de volle prijs, of een deel? En wat zijn bijvoorbeeld de afspraken bij meer of minder gereden kilometers? Zo voorkom je verrassingen achteraf.