CO₂ registratie. Zo voorkom je een enorme papierwinkel
Vanaf 1 juli 2024 is het voor bedrijven met 100+ medewerkers verplicht om de CO₂-uitstoot voor hun zakelijke mobiliteit te registreren. En waarschijnlijk moeten deze bedrijven in 2026 voldoen aan een norm voor een maximaal aantal gram CO₂-uitstoot per gereisde kilometer. Dus voor alle met de auto, trein, bus, tram, metro, fiets en te voet en eventueel per vliegtuig afgelegde kilometers. Dan rijst natuurlijk de vraag hoe je de administratieve lasten binnen de perken houdt.
Waar komt de CO₂ registratieplicht vandaan?
In 2019 is het Klimaatakkoord tot stand gekomen, als Nederlandse bijdrage aan het tegengaan van klimaatverandering. Met een pakket maatregelen uit het akkoord moet een reductie worden gehaald van 49% CO₂-uitstoot in 2030 ten opzichte van 1990. In het coalitieakkoord van december 2021 is het Klimaatdoel verscherpt met 55% CO₂-reductie tegen 2030. Een van de gemaakte afspraken is het instellen van een CO₂-quotum voor werkgebonden personenmobiliteit voor werkgevers met meer dan 100 werknemers. In totaal zijn dat ruim 8000 werkgevers met zo’n 4,9 miljoen medewerkers.
Werkgebonden personenmobiliteit veroorzaakt 45% van de totale aan mobiliteit gerelateerde CO₂-uitstoot in Nederland. Woon-werkmobiliteit neemt daarvan 86% voor zijn rekening, zakelijke mobiliteit 14%. De nieuwe regeling die per 1 juli 2024 van kracht wordt, heeft betrekking op zowel de zakelijke mobiliteit als op de woon-werkmobiliteit. Mede via het CO₂-quotum wil de overheid de negatieve effecten van deze werkgebonden personenmobiliteit voor het klimaat terugdringen met 1 Mton CO₂ in 2030 ten opzichte van 2022.
Om tot deze reductie te komen is in de conceptregeling een norm vastgesteld voor een maximaal aantal gram CO₂-uitstoot per gereisde kilometer. Deze is in eerste instantie alleen vastgesteld voor zakelijke mobiliteit. Per 2026 kan er ook een norm voor woon-werkmobiliteit komen en kan de norm voor de zakelijke mobiliteit worden aangescherpt. De CO₂-registratieplicht geldt wel al vanaf 1 juli 2024 voor beide vormen van werkgebonden personenmobiliteit.
Het CO₂-quotum geldt tot 2026 alleen voor de zakelijke mobiliteit, de CO₂-registratieplicht geldt zowel voor de zakelijke mobiliteit als voor het woon-werkverkeer
NB. Op dit moment is er nog geen norm vastgesteld voor het woon-werkverkeer omdat er nog onvoldoende data beschikbaar zijn om de hoogte te bepalen. Ook is niet duidelijk in hoeverre werkgevers invloed kunnen uitoefenen op de CO₂-uitstoot. Woon-werkmobiliteit speelt zich immers deels af in de privésfeer. Maar met de verkregen data over de komende vier jaren, zal er in 2026 alsnog een norm worden vastgesteld, tenzij uit de overall evaluatie blijkt dat de klimaatdoelen voor 2030 ook zonder die norm eenvoudig gehaald kunnen worden.
De hoogte van het CO₂-quotum voor zakelijke mobiliteit
De totale CO₂-uitstoot van de gereisde zakelijke personenkilometers per werkgever mag per 1 januari 2026 niet hoger zijn dan de gemiddelde uitstoot per zakelijke reizigerskilometer voor dat jaar (2026): 96 gr/km. Vanaf 2022 hebben de bedrijven 4 jaar de tijd om aan de norm te voldoen. Zoals gezegd moeten daarbij alle gereisde zakelijke personenkilometers binnen Nederland over alle modaliteiten worden meegerekend: auto, trein, bus, tram, metro, fiets evenals de te voet en per vliegtuig afgelegde kilometers (met herkomst en bestemming binnen Nederland).
Voorbeeldberekening CO₂-uitstoot zakelijke mobiliteit
In een organisatie worden in 2022 25.000 zakelijke kilometers afgelegd. Dit aantal is de som van de kilometers door werknemers gereden met lease- of bedrijfsauto’s, zakelijke business-kaarten of met eigen vervoer (auto, OV of fiets) tegen kilometervergoeding. Een rekentool berekent per ingezet vervoermiddel de CO₂- uitstoot van deze zakelijke kilometers; dat aantal blijkt in totaal 2.875.000 gram te zijn wat de gemiddelde uitstoot op 115 gram CO₂ per gereisde kilometer brengt. De norm voor 2026 is 96 gram CO₂; de maximaal toegestane uitstoot voor deze werkgever komt op 2.400.000 gram. De werkgever zit in 2022 dus 475.000 gram boven de norm. Deze hoeveelheid moet hij binnen vier jaar reduceren.
NB. Bovenstaand voorbeeld komt uit de toelichting bij het Besluit tot wijziging van het Besluit activiteiten leefomgeving en het Omgevingsbesluit in verband met het beperken van emissies van kooldioxide door verkeer. Deze 2 regelingen moeten worden aangepast om de CO₂ registratie te regelen.
Maatregelen om aan het CO₂-quotum te voldoen
De werkgever kan in de periode tot 2026 zelf bepalen hoe hij de CO₂-uitstoot van de zakelijke mobiliteit omlaag brengt om aan de norm te voldoen. Bijvoorbeeld door:
1. Minder reizen: minder zakelijke kilometers maken. Door meer afspraken virtueel te laten plaatsvinden of door een betere planning van de ritten, kan het aantal gereden kilometers bijvoorbeeld omlaag worden gebracht.
2. Anders reizen bij zakelijke ritten. Door zakelijke kilometers met voertuigen op fossiele brandstoffen om te zetten in (elektrisch) fietsen, lopen en/of het gebruiken van OV zal de gemiddelde uitstoot per kilometer dalen.
3. Schoner reizen: aanpassen van het wagenpark. De kilometers gereden met voertuigen op fossiele brandstoffen zijn ook om te zetten in schonere kilometers, bijvoorbeeld door vergroening van het lease-wagenpark of het aanbieden van een aangepaste kilometervergoeding voor schonere of volledig emissievrije auto’s.
Rekentool voor het CO₂-uitstoot zakelijke mobiliteit
Werkgevers kunnen voor het berekenen van de CO₂-uitstoot van de gereisde zakelijke personenkilometers gebruikmaken van een rekentool die de overheid nog gaat ontwikkelen. Op basis van de door de werkgever in de tool ingevulde data, wordt niet alleen de CO₂- uitstoot berekend maar krijgt de werkgever ook inzicht in de onderliggende tabellen die die uitstoot bepalen. De terugkoppeling zal voor zover mogelijk ook vergezeld gaan van tips voor het verduurzamen van de werkgebonden personenmobiliteit.
Beperkingen rekentool overheid
De nog door de overheid te ontwikkelen rekentool is een goed initiatief maar heeft zo op het eerste oog ook een aantal beperkingen:
- De rekentool ziet slechts op de CO₂-uitstoot, terwijl je veel beter af bent met een geïntegreerd systeem dat de hele zakelijke mobiliteit van je bedrijf regelt en administreert.
- De rekentool heeft zich nog niet bewezen. Het is de vraag hoe het systeem zich houdt als begin 2024 de ruim 7.000 werkgevers met 100+ medewerkers de gegevens gaan invoeren van in totaal 4,9 miljoen werknemers.
- Het rapport met CO₂-beperkende tips dat je na het indien van de cijfers met behulp van de rekentool van de overheid ontvangt, is een beetje mosterd na de maaltijd. Veel beter is het om al bij het opstellen van het mobiliteitsbeleid van jouw bedrijf zaken als CO₂-uitstoot en flexibele mobiliteit vanaf het allereerste begin mee te nemen.
Kortom: het is een goed idee om ook andere tools en systemen te bekijken voor je de CO₂-uitstoot voor het eerst gaat berekenen.
Een goed alternatief voor de rekentool voor de CO₂ registratieplicht
De regeling schrijft niet voor dat de werkgever van de specifieke tool gebruik moet maken. Hij mag zelf data verzamelen en deze op een voor het bevoegd gezag controleerbare wijze en conform de vastgelegde rekenregels, herleiden tot de jaarlijkse CO₂-uitstoot. Die keuzevrijheid is maar goed ook, want er zijn veel completere systemen op de markt die de volledige zakelijke mobiliteit van je bedrijf regelen, inclusief de registratie van de CO₂-uitstoot.
Voordelen van een geïntegreerd mobiliteitssysteem inclusief CO₂-registratie
Om het CO₂-quotum te halen zullen bedrijven naast minder en schoner reizen, vooral ook anders gaan reizen. Dat betekent in veel gevallen dat medewerkers een mobiliteitsbudget krijgen waarmee ze zelf kunnen bepalen welk vervoersmiddel of welke vervoersmiddelenmix ze inzetten voor hun zakelijke reizen. Door te kiezen voor minder milieubelastende vervoersmiddelen kan de CO₂-uitstoot zo eenvoudig worden verlaagd.
De keerzijde van deze vrije keuze is dat het behoorlijk wat papierwerk oplevert. Je zult bij moeten houden van welke vervoermiddel je gebruikmaakt, aangeven welke kilometervergoeding ervoor geldt, bonnetjes bewaren en administreren en ga zo maar door. Tenzij je natuurlijk voor een geïntegreerd systeem kiest waarmee je alle zakelijke reizen kunt budgetteren, de vervoersmiddelen kunt ontsluiten en ritten kunt registreren en declareren.
MobiPlan van WagenPlan is een alles-in-een systeem voor de zakelijke mobiliteit van bedrijven, dat deze vier functionaliteiten in zich heeft en grotendeels heeft geautomatiseerd. Voor de CO₂-uitstoot van (lease)auto’s is er een koppeling met de RDW, voor de overige vervoersmiddelen is eenmalige registratie van de CO₂-uitstoot per kilometer voldoende. Vervolgens rekent het systeem alles voor je uit en heb je aan het eind van het jaar een compleet plaatje van de zakelijke mobiliteit van je medewerkers, inclusief de CO₂-uitstoot. Uitgesplitst naar woon-werkverkeer en overige zakelijke mobiliteit.
Vooraf kijken hoe de CO₂-uitstoot beperkt kan worden
Met MobiPlan haal je een systeem in huis dat niet alleen de CO₂-uitstoot grotendeels automatisch registreert, maar waarmee je ook de rest van het zakelijke mobiliteitsbeleid kunt uitvoeren en administratief afhandelen. Gebruikmaken van MobiPlan als rekentool in plaats van de rekentool van de overheid betekent wel dat je geen rapport ontvangt met tips om je CO₂-uitstoot terug te dringen. Maar dat hoeft geen probleem te zijn, al voor het implementeren van MobiPlan kijken we samen met onze klanten nadrukkelijk hoe zij de CO₂-uitstoot van hun zakelijke mobiliteit kunnen beperken. Want voorkomen is beter dan genezen.
Meer informatie over de CO₂-registratie zakelijke mobiliteit en MobiPlan
Heeft jouw bedrijf meer dan 100 medewerkers dan krijg je sowieso te maken met deze nieuwe regelgeving en met het CO₂-quotum voor zakelijke mobiliteit. Wij adviseren graag over hoe je daar met MobiPlan het beste op in kunt spelen. Geïnteresseerd? Neem dan contact op met een van onze mobiliteitsadviseurs voor een vrijblijvend adviesgesprek via info@wagenplan.nl of (055) 579 84 44.