CO₂-registratie werkgebonden personenmobiliteit grote bedrijven

Nog even en dan is het zover: op 1 juli 2024 treedt de normerende regeling werkgebonden personenmobiliteit met de daarin opgenomen CO₂-registratieplicht in werking. Vanaf die datum moeten bedrijven met meer dan 100 medewerkers hun gegevens over het zakelijke en woon-werkverkeer van hun medewerkers registreren en delen met de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RvO). Het is een van de maatregelen van de overheid om de CO₂-deken af te schudden die onze aarde bedekt. Hieronder zetten we de belangrijkste ontwikkelingen en gevolgen van de regeling op een rijtje.

CO₂-registratieverplichting. Het wettelijk kader

In de Overeenkomst van Parijs van 2015 hebben de wereldleiders afgesproken te streven naar een maximale temperatuurstijging van 1,5 °C. Op basis hiervan is de Europese klimaatwet tot stand gekomen met daarin vastgelegd de doelstelling om in 2050 klimaatneutraal te zijn. Op basis van de Europese klimaatwet heeft de Nederlandse overheid het Klimaatakkoord opgesteld met daarin 600 afspraken om de uitstoot van broeikasgassen tegen te gaan. Het doel is de totale broeikasgasuitstoot in 2030 met 55% te reduceren ten opzichte van 1990.

Het Klimaatakkoord van 2019

Het Klimaatakkoord benoemt zes sectoren - waaronder mobiliteit - die een bijdrage moeten leveren aan de realisatie van het Nederlandse streefdoel van 55% CO₂-emissiereductie. In 2022 waren die zes sectoren samen goed voor een uitstoot van 159,5 megaton broeikasgassen, waarvan 29,6 megaton voor rekening kwam van mobiliteit. Zakelijk en woon-werkverkeer zijn goed voor meer dan de helft van alle mobiliteitsuitstoot. Om dit terug te dringen is deze regelgeving opgesteld.

Collectief CO₂-uitstootplafond

In eerste instantie was het de bedoeling om in de regelgeving een maximum te bepalen voor de CO₂-uitstoot per gereisde kilometer. Iedere individuele werkgever zou daaraan moeten voldoen. Onder andere door onzekerheden in verband met COVID-19 is hiervan afgezien en is gekozen voor een collectief CO₂-uitstootplafond voor werkgevers met 100 of meer medewerkers. De komende jaren wordt aan de hand van een rapportageverplichting gekeken of de werkgevers onder dat plafond blijven.

Besluit activiteiten leefomgeving

De CO₂-rapportageverplichting is opgenomen in het nieuwe hoofdstuk 18 van het Besluit activiteiten leefomgeving. Dat hoofdstuk is toegevoegd met het besluit CO₂-reductie werkgebonden personenmobiliteit, dat per 1 juli 2024 van kracht wordt. Op dat moment treedt de CO₂-registratieverplichting voor grote organisaties met 100 of meer medewerkers in werking. Zij moeten eens per jaar, op uiterlijk 30 juni, hun CO₂-emissieregistratie indienen bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).

Consequentie niet voldoen aan de CO₂-registratieverplichting

In ieder geval vanaf 1 juli 2024 moeten bedrijven de CO₂-registratie bijhouden en uiterlijk 30 juni 2025 indienen via het digitale formulier op de site van de RVO. De omgevingsdienst in de regio van de hoofdvestiging van een bedrijf is belast met de controle en handhaving van de rapportageverplichting. Niet voldoen betekent dat de overheid bestuursrechtelijk kan optreden.

Maar als het goed is, is die stok achter de deur niet nodig. Niet registreren betekent immers dat de overheid geen goed beeld kan krijgen van de totale CO₂-uitstoot. Daarmee frustreren niet-indieners de wel-indieners: daalt de CO₂-emissie onvoldoende snel of is door het niet voldoen aan de registratieplicht niet duidelijk hoeveel die daalt, dan verdwijnt het collectieve emissieplafond en komen er individueel afdwingbare emissienormen.

CO₂-emissieregistratie trigger voor verduurzaming

Met een accurate CO₂-registratie komen bedrijven niet alleen hun afspraak met de overheid na, ze krijgen ook een goed beeld van hun uitstoot. Zo kunnen zij gericht maatregelen treffen om die te verminderen. Een goed zaak, want duurzaam ondernemen is niet alleen goed voor het milieu, maar ook voor het imago én de bedrijfsresultaten. Zo kom je bijvoorbeeld hoger op de CO₂-prestatieladder waardoor je meer kans maakt op het winnen van een aanbesteding.

CO₂-registratie medewerkers en hun privacy: goed geregeld

Bij de totstandkoming van de regelgeving is nadrukkelijk rekening gehouden met de privacy van de medewerkers. Bedrijven hoeven daarom alleen de totale jaarkilometrage van hele organisatie te rapporteren. Zo zijn de gegevens niet te herleiden op een individuele medewerker. Onder meer hierdoor is de privacy van de medewerkers gewaarborgd.

Download het whitepaper ‘CO₂-registratieplicht voor bedrijven’

Een goede voorbereiding op de CO₂-registratieverplichting is in het licht van het bovenstaande een absolute noodzaak. Om je daarbij te helpen verzamelden we de belangrijkste informatie en schreven er een whitepaper over.

Hoe de CO₂-emissieregistratie werkt

Bij het tot stand komen van de CO₂-registratieverplichting is rekening gehouden met de administratieve last die de uitvoering met zich meebrengt. Daarom is gekozen voor de rapportage van gegevens die de meeste bedrijven al grotendeels in hun administratie bijhouden. Het berekenen van de totale CO₂-uitstoot van geregistreerde kilometers zakelijk en woon-werkverkeer hoeven werkgevers bijvoorbeeld niet zelf te doen.

Tip: Voor bedrijven die niet weten of zij goed zijn voorbereid op de CO₂-registratie, hebben wij een handige checklist opgesteld.

Wat bedrijven moeten rapporteren

Bedrijven die onder de regeling vallen moeten de jaarkilometers van hun medewerkers rapporteren als zij gebruikmaken van hun leaseauto, van een auto uit het wagenpark van het bedrijf of als zij hun reis zakelijk kunnen declareren. Daarnaast moeten ook de jaarkilometers van al het woon- werkverkeer aangeleverd worden. De meeste bedrijven houden deze gegevens al bij in hun administratie.

NB. Voor medewerkers met een leaseauto die meer dan 500 privékilometer per jaar rijden, is het bijhouden van een nauwkeurige rittenregistratie een behoorlijke klus. Bedrijven kunnen daarom ook voor een forfaitaire methode kiezen. Dat houdt in dat zij van het totaal aantal jaarkilometers een forfaitair aantal privékilometers van in totaal 8.900 kilometer mogen aftrekken.

Bij de jaarkilometers moet worden aangegeven welk vervoersmiddel is gebruikt met welke brandstof. Denk aan auto-benzine, auto-diesel, bromfiets/scooter-elektrisch en (e)fiets of lopen. Deze verplichting betekent een extra administratieve last voor de meeste bedrijven. Gelukkig zijn er administratiesystemen zoals MobiPlan die deze indeling automatisch maken waardoor er geen sprak is van extra lasten.

NB. Bij gebruik van het openbaar vervoer (trein, tram, bus en metro) geldt voor de zakelijke declaraties dat niet de jaarkilometers maar het totaalbedrag in euro’s moet worden geregistreerd.

Het indienen van de gegevens en de terugkoppeling

Bedrijven moeten alle verzamelde gegevens invullen op het online formulier dat op de website van de RVO klaarstaat. Inloggen gaat via eHerkenning. Na het indienen van de gegevens via het digitale formulier ontvangt het bedrijf een rapportage met daarin de relevante data en algemene tips en adviezen om de CO₂-uitstoot te verminderen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het stimuleren van fietsen en het gebruik van het openbaar vervoer of een elektrische auto. Een ander advies kan zijn om het bedrijfspand energiezuiniger te maken, wat ook zorgt voor minder CO₂-uitstoot en lagere energiekosten.

Toekomstbestendige CO₂-emissieregistratie

De invoering van de CO₂-registratieverplichting is een duidelijk signaal dat bedrijven hun zakelijke mobiliteit moeten verduurzamen. Het is daarom een goed moment om de registratieverplichting in combinatie met deze verduurzaming op te pakken. Er zijn toekomstbestendige systemen die je daarbij kunnen helpen. Zoals bijvoorbeeld MobiPlan, de alles-in-één-oplossing voor zakelijke mobiliteit.

• Gedetailleerde registratie jaarkilometers met MobiPlan
  MobiPlan registreert deels automatisch alle reisbewegingen van medewerkers via GPS op hun telefoon en splitst deze uit naar vervoersvorm. Ook het doel van de reis – zakelijk, woon-werk of privé – wordt geregistreerd inclusief het gebruikte vervoersmiddel, de afstand en de CO₂-uitstoot per rit. MobiPlan zet al deze informatie in een overzicht dat je via het e-loket van de RVO kan indienen.
• AVG-proof
  De MobiPlan-registratie is AVG-proof, zo wordt bij privéritten bijvoorbeeld alleen het aantal kilometers geregistreerd. Begin- en eindpunt van de reis zijn niet zichtbaar voor de werkgever.
• Verduurzamen zakelijke mobiliteit met MobiPlan
  Naast de automatische rittenregistratie werkt MobiPlan met een mobiliteitskaart waarmee medewerkers toegang hebben tot alle vormen van vervoer. Denk hierbij aan deel- en poolauto’s, (e)bromfietsen/scooters, (e)fietsen en het openbaar vervoer. Bedrijven kunnen per medewerker bepalen van welke vervoersmiddelen hij of zij gebruik mag maken.

Zo kunnen medewerkers met de mobiliteitskaart voor iedere zakelijke rit de meest duurzame vervoersmiddelenmix samenstellen. In combinatie met het verduurzamen van je wagenpark door de inzet van elektrische of hybride auto’s kan dit een stevige CO₂-emissiereductie opleveren.

CO₂-registratie medewerkers

Niet alleen voor werkgevers heeft de CO₂-registratieverplichting gevolgen, ook medewerkers krijgen ermee te maken. Zij moeten al hun zakelijke en woon-werkkilometers immers nauwkeurig bijhouden. Het is daarom goed om medewerkers zo snel mogelijk voor te bereiden op de extra administratieve verplichtingen die op 1 juli 2024 ingaan. Bedrijven kunnen daarbij de volgende acties ondernemen:

1. Medewerkers informeren

   Veel medewerkers zijn op dit moment niet gewend om hun kilometers te registreren. Zeker voor medewerkers die hun leaseauto ook privé rijden is dat nooit nodig geweest. Goede informatievoorziening over het hoe en waarom van de CO₂-registratieverplichting helpt om medewerkers van het belang ervan te doordringen.  

2. Iemand verantwoordelijk maken

   Ook is het goed om iemand binnen de organisatie verantwoordelijk te maken voor het beantwoorden van vragen en het verlenen van ondersteuning. Bijvoorbeeld de wagenparkbeheerder of een medewerker van HR. Daarnaast is er veel informatie over de regeling te vinden op internet. Bijvoorbeeld deze handreiking CO₂-registratie op de site van de RVO waarin het hele proces gedetailleerd wordt uitgelegd.

3. Stimuleren om reisgedrag aan te passen

   Bedrijven hebben hun medewerkers ook nodig om het uiteindelijke doel van de rapportageverplichting te realiseren: het verlagen van de CO₂-uitstoot. Zij kunnen dit doen door hun medewerkers bijvoorbeeld te stimuleren om minder of slimmer te reizen, zuiniger te rijden door ‘het nieuwe rijden’, te kiezen voor de meest duurzame vervoersoptie of door carpoolen te promoten.